Советы / Кадровое делопроизводство
3 августа
1 994

Электронный документооборот в кадрах: где и как уже сегодня стоит применить

Электронный документооборот постепенно отвоевывает свое место в процессах российских компаний и организаций. Конечно, тут играет свою роль и цифровизация, но недавно появился еще один стимул — всемирная пандемия коронавируса.

Ситуация в стране, с которой работодатели столкнулись в первой половине 2020 года, заставила пересмотреть привычный взгляд на оформление кадровых документов: появилась необходимость массово «переводить» работников на дистанционную работу. При дистанционном характере работы привычные правила оформления документов могут быть либо неудобными, либо вообще неприменимыми (поскольку работник больше не находится в месте, определенным работодателем). Возникла необходимость построить систему взаимодействия с работником таким образом, чтобы документы можно было оформлять (и обмениваться ими) на расстоянии, но при этом чтобы они полностью защищали интересы работодателя. Оптимальным вариантом решения в этой ситуации стал электронный документооборот (ЭДО). Как перейти на ЭДО правильно, объясняет юрист, эксперт в области трудового права Александр Южалин.

ЭДО можно внедрять не только в отношении дистанционных работников — его можно и нужно применять ко всем. Порядок применения электронных документов сегодня описан в нескольких нормативных правовых актах. Если работодатель решил внедрить у себя в организации электронный документооборот, у него есть два варианта решения задачи:

1) Принять участие в эксперименте, который проводится на федеральном уровне.
2) Применить электронный документооборот в той части, которая на сегодняшний день не противоречит закону.

Первый вариант

Первый вариант самый простой, поскольку напрямую предусмотрен законом. Эксперимент по применению электронного документооборота регулирует Федеральный закон от 24.04.2020 N 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». Особенности эксперимента заключаются в следующем:

1) Эксперимент проводится в части документов, в отношении которых законодательством предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись.
2) Эксперимент проводится в отношении документов, связанных с работой, перечень которых работодатель утверждает самостоятельно.
3) Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек.
4) Дату начала проведения эксперимента в организации работодателя работодатель определяет самостоятельно.

Участие в эксперименте носит заявительный характер (то есть для того, чтобы участвовать в нем, работодателю необходимо отправить заявку в соответствующий орган). Но, прежде чем это сделать, нужно произвести ряд подготовительных процедур:

1) Утвердить перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент.
2) Определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости).
3) Не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента уведомить каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте.
4) Сформировать и утвердить список работников.
5) С учетом мнения профсоюза внести изменения в локальные нормативные акты (при необходимости).
6) Ознакомить работников с локальными нормативными актами.
7) Подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в коллективные договоры.
8) Создать информационную систему либо (при необходимости) обеспечить возможность использования в этих целях уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России».

Как видно из перечисленных выше обязанностей, участие в эксперименте требует соблюдение ряда требований, выполнить которые будет не так просто. Но вместе с тем на сегодняшний день этот вариант внедрения в организации системы электронного документооборота является наиболее безопасным, поскольку четко регламентирован законом.

Важно! Если вы решите принять участи в эксперименте, обязательно изучите два нормативных правовых акта: Федеральный закон от 24.04.2020 N 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» и Приказ Минтруда России от 14.05.2020 N 240н «Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

Второй вариант

Если участвовать в эксперименте организация не планирует, но задача по переводу части документов из бумажного вида в электронный все же стоит, можно использовать второй вариант, то есть применить электронный документ в той части, которая не противоречит закону.

Как в первом, так и во втором варианте работнику и работодателю необходимо будет использовать электронную подпись. На данный момент вопрос, связанный с электронным документооборотом и использованием электронной подписи (ЭЦП), урегулирован частично Федеральным законом № 63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи».

На практике применение ЭЦП для подписания кадровых документов не так широко распространено, и в настоящее время законодательство не позволяет работодателю полностью перейти на электронный документооборот (если мы не говорим об эксперименте). Некоторые документы требуют оформления именно на бумаге. Судебной практики по данному вопросу также мало, так как применение ЭЦП в кадровом делопроизводстве только начинает развиваться.

Согласно статье 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», видами электронных подписей являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — квалифицированная электронная подпись).

При электронном документообороте рекомендуется использовать именно усиленную квалифицированную электронную подпись. Эта рекомендация обусловлена тем, что электронные документы, заверенные такой подписью, законодательством приравниваются к бумажным документам с собственноручной подписью без каких-либо дополнительных документов (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).

Федеральный закон «Об электронной подписи»

Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Для использования же простой, или неквалифицированной подписи обязательно должно быть заключено соглашение между участниками электронного взаимодействия. В ситуации с кадровым документооборотом сторонами являются работник и работодатель. Соглашение должно предусматривать порядок проверки электронной подписи.

Соглашение между участниками электронного взаимодействия, устанавливающее случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должно соответствовать требованиям статьи 9 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Статья 9. Использование простой электронной подписи

1. Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий:
1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

2. Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.


При принятии решения об использовании электронного документооборота, помимо указанных выше соглашений, конечно, рекомендуется регламентировать данный вопрос отдельно, в локальном нормативном акте. Это может быть как один локальный акт, так и несколько, например:

— локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником;
— локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников.

Однако при разработке таких локальных актов необходимо убедиться, что их условия не будут противоречить требованиям действующего законодательства.

Так, например, нужно учесть, что законом установлен запрет на использование электронного документа в тех случаях, когда прямо в законе указано, что документ должен быть оформлен на бумажном носителе.

Если говорить о кадровых документах, то в Трудовом кодексе нет прямого указания на то, что какой-либо документ должен быть оформлен в обязательном порядке на бумаге. Соответственно можно сделать вывод о том, что кадровые документы допустимо вести с помощью электронного документооборота, используя квалифицированную электронную подпись или простую электронную подпись.

Тем не менее на практике встречаются случаи, когда инспекционные органы признают нарушением замену «классического документа» на бумаге электронным документом. В пример можно привести ситуацию, когда работодатель решил оформить документ об ознакомлении работников с локальными актами через электронный документооборот, а инспектор посчитал такой вариант оформления нарушением. Впоследствии работодатель оспорил решение инспектора через суд, и суд встал на сторону работодателя, признав такой вариант оформления документа законным. Приведу выписку из решения:

Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани от 16.01.2014 по делу N 2-1091/2014~М-20/2014

Предписание в части знакомить работников Банка под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, суд также находит необоснованным.

Судом установлено и материалами дела подтверждено, что организация делопроизводства и документооборота в Банке осуществляется в соответствии с «Инструкцией по делопроизводству в ОАО «... ...» № 9-И (далее – Инструкция). Данная Инструкция регламентирует, в том числе и порядок издания, подписания и ознакомления работников Банка с локальными нормативными актами.

Таким образом, для ознакомления с локальными нормативными актами своих сотрудников Банк использует электронный документооборот.

Таким образом, из обстоятельств дела следует, что в Банке принят электронный документооборот, посредством которого осуществляется ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно касающимися их трудовой деятельности. Принятая в Банке система построена таким образом, что работник входит в систему электронного документооборота под своим индивидуальным паролем, знакомится с локальным нормативным актом, посредством своей электронной подписи подтверждает факт ознакомления, при этом система электронного документооборота позволяет зафиксировать, что работник ознакомился с документом.

Учитывая установленные обстоятельства, суд приходит к выводу, что Банк требование трудового законодательства об обязательном ознакомлении работников с локальными нормативными актами, непосредственно касающимися их трудовой деятельности, не нарушил.

Ссылку представителя Государственной инспекции труда... о том, что роспись работников с принимаемыми локальными нормативными актами обязательно должна быть в бумажном виде, суд находит необоснованной.

Из этого следует, что Банк, приняв электронный документооборот и знакомя своих работников с локальными нормативными актами в электронной форме и фиксируя факт ознакомления посредством выставляемой работниками электронной подписи, нормы Трудового кодекса РФ не нарушил, поскольку специальное законодательство в сфере электронной подписи допускает использование электронной подписи наравне с обычной подписью в бумажном виде.

Таким образом, суд находит, что оспариваемое предписание не соответствует закону и нарушает права и законные интересы Банка, поскольку предписывает устранить нарушения трудового законодательства, при том, что нарушения отсутствуют.


Таким образом, учитывая определенную судебную практику по аналогичным вопросам, можно сказать, что большинство документов могут быть оформлены в формате электронного документооборота, в порядке, определенном законом. Однако нужно быть готовыми к тому, что инспекционные органы при проверке могут расценить оформление документа в электронном виде как нарушение, поскольку Трудовой кодекс устанавливает требование о том «что документ оформляется в письменной форме».

Отдельно стоит выделить два документа, которые рекомендуется оформлять в письменной форме (на бумажном носителе).

1. Трудовой договор. В Трудовом кодексе РФ нет прямого указания на то, что трудовой договор должен быть обязательно заключен «на бумаге». В статье 67 Трудового кодекса РФ указано лишь, что трудовой договор должен быть заключен в «письменной форме». То есть, с одной стороны, закон позволяет работодателю по аналогии с ситуацией, описанной выше, применить электронную подпись для оформления трудового договора.

Однако, с другой стороны, напрямую возможность оформления трудового договора в электронном виде предусмотрена только для одной категории работников — дистанционных. В отношении обычных работников прямо такая возможность не предусмотрена. Также нужно учесть требование статьи 67 Трудового кодекса РФ о том, что один экземпляр трудового договора передается работнику, а другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Учитывая данные особенности, а также тот факт, что трудовой договор представляет собой документ, нарушение в оформлении которого может повлечь для работодателя серьезное наказание, в целях защиты интересов работодателя мы рекомендуем оформлять трудовой договор в письменном виде (на бумажном носителе).

2. Личная карточка Т-2. Аналогично с трудовым договором. Прямого указания на то, что карточка должна вестись на бумаге, в законе нет. Однако, если проанализировать законодательство о воинском учете, можно прийти к выводу о том, что карточка Т-2 должна вестись именно в форме бумажного документа.

В бумажном виде на сегодняшний день рекомендуется также вести документы, связанные с трудовыми книжками (сами трудовые книжки, а также книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее). Это связано с тем, что к данным документам Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» предъявляет особые требования, из которых можно сделать вывод, что они должны вестись на бумажных носителях. Но в данном вопросе нужно учитывать, что соответствующие изменения по переходу на электронные трудовые книжки уже вступили в силу, и при соблюдении ряда условий от ведения книжки в бумажном виде также впоследствии можно будет отказаться.

По остальным кадровым документам можно рассмотреть вопрос о переводе их в формат электронного документооборота, однако учитывая правила и ограничения, о которых речь шла выше.

Если ваша компания собирается перейти на ЭДО в части кадровой документации, до принятия решения четко определите задачи, которые хотели бы решить путем применения электронных документов, и только отталкиваясь от этих задач, выбирайте вариант, который будет наиболее эффективен именно в вашем случае.

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.